أدلة الإجراءات و توثيق العمليات
أدلة الإجراءات
أدلة الإجراءات هي مجموعة من الخطوات والمراحل التي تمر بها
العملية الإدارية من البداية حتى النهاية. تهدف هذه الأدلة إلى توجيه الموظفين وتقليل
الممارسات الخاطئة، وتسهيل التواصل، وتعزيز حوكمة الأعمال[1]. يتم توثيقها لضمان فهم الوضع الحالي،
وتوجيه الموظفين، والحد من الممارسات الخاطئة، وتسهيل التواصل، وتعزيز حوكمة الأعمال[1].
توثيق العمليات
توثيق العمليات هو التسجيل التفصيلي لكل خطوة متضمنة في
مهمة أو عملية تجارية محددة. يُعد دليلًا مفيدًا لأعضاء الفريق لاتباعه، مما يضمن إنجاز
المهام بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. يتضمن هذا النوع من التوثيق جميع الخطوات والأدوات
والإجراءات اللازمة لتحقيق النتيجة المرجوة[2].
فوائد توثيق العمليات
·
تحسين الكفاءة: يزيل التكرار ويوفّر خارطة طريق واضحة.
·
تعزيز التواصل: يحسن التواصل بين أعضاء الفريق ويقلل
من سوء الفهم.
·
تأهيل أسرع: يساعد الموظفين الجدد على فهم أدوارهم
بسرعة.
·
مراقبة الجودة: يحسن الاتساق ويقلل من الأخطاء.
·
التحسين المستمر: يسهل تحليل العمليات وتحديد مجالات
التحسين[2].
كيف يتم توثيق العمليات وفق معايير الأيزو؟
خطوات توثيق العمليات وفق معايير الأيزو
1.
فهم المعيار: يجب فهم متطلبات المعيار الذي يتم
تطبيقه، مثل ISO 9001 أو ISO 14001[3].
2.
تحليل الفجوات: استعرض متطلبات المعيار وحدد الفجوات
بين العمليات الحالية والمتطلبات[3].
3.
توثيق العمليات: قم بوثيقة العمليات المختلفة، بما
في ذلك إجراءات العمل ودليل الجودة وسجلات الجودة[4].
4.
تنفيذ نظام الإدارة: قم بتطبيق نظام الإدارة في جميع أنحاء
المنظمة، بما في ذلك مواءمة العمليات اليومية مع العمليات الموثقة[3].
5.
تدقيق داخلي: قم بإجراء تدقيق داخلي لتحديد عدم
الامتثال وفرص التحسين[3].
6.
اختيار جهة إصدار الشهادات: اختر جهة إصدار شهادات معتمدة لإجراء
التدقيق الخارجي[3].
7.
اجتياز تدقيق الشهادة: اجتاز التدقيق الخارجي لتحقيق الشهادة[3].
مثال على توثيق العمليات وفق معايير الأيزو
·
دليل الجودة: يجب أن يحتوي على سياسة وأهداف الجودة.
·
إجراءات التشغيل القياسية (SOPs): توضح الخطوات المحددة لكل عملية.
·
سجلات الجودة: تثبت الامتثال لمتطلبات المعيار[4].
فوائد الحصول على شهادة الأيزو
·
تحسين الكفاءة التشغيلية والجودة.
·
زيادة ثقة العملاء ورضاهم.
·
تعزيز الميزة التنافسية في السوق.
·
الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية[3].
⁂
1.
https://bod.com.sa/blog/2022/11/09/الأدلة-الإجرائية/
2.
https://clickup.com/ar/blog/214226/process-documentation
3.
https://www.qualitystandards.sa/ar/how-to-achieve-iso-certification-a-comprehensive-guide/
ليست هناك تعليقات